Mga Tool sa Pamamahala ng Proyekto - Pagtulong sa Mga Tulong ng Mga Project Manager

Ang artikulong ito ng Edureka sa Project Management Tools ay nagsasalita tungkol sa kahalagahan at paggamit ng iba't ibang mga tool sa pamamahala ng proyekto na ginamit sa iba't ibang mga domain.

Mahusay pamamahala ng proyekto ay dapat kapag pinag-uusapan ang tungkol sa matagumpay na mga proyekto. Ang pamamahala ng isang maliit na sukat na proyekto ay simple ngunit ang mga bagay ay nagiging talagang mapaghamong kapag ang laki ng koponan ay nagsimulang lumaki. Ang pamamahala sa lahat ng mga gawain at mga taong kasangkot sa isang proyekto nang sabay-sabay ay maaaring patunayan na maging isang mahirap na pakikitungo. Ito ay kung saanang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay nasa larawan. Sa artikulong ito, tatalakayin ko ang lahat ng kailangan mong malaman bago mo piliin ang iyong Mga Tool sa Pamamahala ng Project.



Nasa ibaba ang mga paksang tatalakayin ko sa artikulong ito:



Pangkalahatang-ideya ng Pamamahala ng proyekto

'Ang Pamamahala sa Proyekto ay disiplina ng pagsisimula, pagpaplano, pagpapatupad, pagkontrol, at pagsasara sa gawain ng isang koponan upang makamit ang mga tiyak na layunin at matugunan ang mga tiyak na pamantayan sa tagumpay.'

- Wikipedia



Sa mas simpleng mga termino, ay ang proseso ng pag-aayos at pamamahala ng lahat ng mga aktibidad na nauugnay sa isang proyekto. Nakakatulong ito sa pamamahalaisang proyekto mula sa simula nito hanggang sa isang natukoy na wakas, na may perpektong layunin na maihatid ang kinalabasan sa oras at sa loob ng badyet. Isang wastong balangkas sa pamamahala ng proyektosumasalamin sa isang buhay na proyekto at limang pangunahing mga pangkat ng proseso ng pamamahala ng proyekto. Ang Mga Pangkat ng Proseso na ito ay pinagsama-sama ang 10 Mga Lugar ng Kaalaman at 49 na proseso na madalas na gumana nang halos parehong oras sa isang proyekto o sa magkakatulad na mga input at output. Ang mga pangkat na ito ay:

  1. Nagsisimula: Sa pangkat ng prosesong ito, natukoy ang paunang saklaw ng proyekto pati na rin ang mga mapagkukunan na nakatuon.
  2. Pagpaplano: Sa pangkat ng prosesong ito,isang naaangkop na antas ng detalye ay pinlano para sa proyekto.
  3. Pagpapatupad: Itong prosesogrupobinubuo ng mga proseso na ginagamit upang makumpleto ang gawaing tinukoy sa plano ng pamamahala ng proyekto.
  4. Pagsubaybay at Pagkontrol: Ang pangkat ng prosesong ito ay nagsasangkot ng pagsubaybay, pagsusuri at pagsasaayos ng pagganap ng proyekto.
  5. Pagsara: Ang pangkat ng proseso na ito ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala ng proyekto, na isinagawa upang tapusin ang lahat ng mga aktibidad sa proyekto para sa pagkumpleto ng proyekto.

Sa ngayon, dapat mong maunawaan na ang Pamamahala ng Proyekto ay isang matagal na proseso. Ang buong proseso na ito ay nakasalalay lamang sa balikat ng isang Project Manager. Ang pamamahala at pag-aayos ng isang proyekto ay hindi sa lahat ng isang madaling gawain. Kung ang tagapamahala ng proyekto ay hindi sapat na may kasanayan, maraming posibilidad na maaaring hindi maihatid ng iyong proyekto ang inaasahang kalalabasan. Ngayon, upang patunayan ang kanilang paghawak at kadalubhasaan sa paksa, ang mga tagapamahala ng proyekto ay madalas na nag-opt para sa mga sertipikasyon tulad ng PMP. Sumulat ako ng isang detalyadong artikulo sa na maaari kang mag-refer para sa karagdagang impormasyon.

Sa gayon, ang konsepto ng pamamahala ng proyekto ay sumusubaybay noong unang bahagi ng ika-19 na siglo ngunit kinilala bilang isang natatanging propesyon noong kalagitnaan ng ika-20 siglo. Nagsimula ang mga tagapamahala ng proyekto sa pamamagitan ng paggamit ng mga tradisyunal na tool tulad ng panulat at papel upang subaybayan ang mga aktibidad kung saan ang lahat ay kailangang gawin nang manu-mano.Ngunit sa pagsulong ng teknolohiya, gumagamit na ngayon ang mga tagapamahala ng proyekto ng iba't ibang mga tool sa pamamahala ng proyekto upang mapabilis at magaan ang buong proseso ng trabaho.



Sa susunod na seksyon ng artikulong ito, bibigyan kita ng isang kumpletong pananaw sa kung ano ang mga tool sa pamamahala ng proyekto at kung paano ito gamitin.

Mga Kagamitan sa Pamamahala ng Proyekto

Ang mga tool sa Pamamahala ng proyekto ay karaniwang angmga tool na tumutulong sa isang indibidwal o koponan upang mabisang ayusin ang trabaho at pamahalaan ang mga proyekto. Maaari itong isang bukas na sourced o bayad na software na mabibili sa online.

Dahil ang pamamahala ng proyekto ay isang kumplikadong gawain na binubuo ng maraming mga mapaghamong aktibidad, ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay madalas na kumilos bilang tulong para sa mga tagapamahala ng proyekto. Mayroong iba't ibang mga uri ng mga tool sa pamamahala ng proyekto na magagamit sa merkado. Maaari silang awtomatiko ng software o manu-manong pinapatakbo. Bilang hinditinutugunan ng solong tool ang lahat ng mga pangangailangan sa pamamahala ng proyekto, pagiging isang tagapamahala ng proyekto, kailangan mong pumili ng isang tool sa pamamahala ng proyekto na pinakaangkop sa iyong proyekto at istilo ng pamamahala. Ang mga tool na ito ay hindi lamang inalis ang workload mula sa pinuno ng project manager ngunit tumutulong din sa pamantayan ng trabaho at gawain ng buong koponan.

Ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay karaniwang tinutukoy ng iba't ibang mga tampok na inaalok. Nagsasama sila, ngunit hindi limitado sa:

Mga Tampok Ng Mga Kagamitan sa PM - Mga Tool sa Pamamahala ng Proyekto - Edureka

1. Pagpaplano at Pag-iiskedyul

Ang pagpaplano at pag-iiskedyul ay mahalagang mga tampok ng anumang tool sa Pamamahala ng Project. Upang pamahalaan at mai-synchronize ang isang koponan sa wastong pamamaraan, napakahalagang panatilihin ang mga gawain at responsibilidad ng bawat miyembro ng koponan na nakikita at naiiba. Ang isang mahusay na tool sa pamamahala ng proyekto ay makakatulong sa iyo sa hirap na pagpaplano at pagtatalaga ng mga gawain sa mga miyembro ng iyong koponan, kasama ang mga takdang petsa. Makakatulong din ito sa pagtatakda ng mga prayoridad at pagpapasya sa mga deadline. Bukod dito, aabisuhan ka nito sa tuwing malapit na ang iyong proyekto sa naka-iskedyul na petsa ng pagkumpleto ngunit ang iyong aktibidad ay hindi pa rin kumpleto.

2. Komunikasyon at Pakikipagtulungan

Komunikasyon at pakikipagtulungankasama ang iyong koponan sa loob ng isang tool nang hindi kinakailangang lumipat ng iba't ibang mga screen at softwareay mahalagang bahagi ng anumang matagumpay na proyekto. Ang lahat ng mga tool sa pamamahala ng proyekto sa pangkalahatan ay mayroong dashboard kung saan maaaring subaybayan ng manager ng proyekto ang koponan pati na rin ang pag-usad ng proyekto. Gayundin, maaaring ma-access ng mga miyembro ng koponan ang gawain ng bawat isa sa pamamagitan ng dashboard. Ilang iba pang mga pagpapaandar na kinakailangan para sa pakikipagtulungan sa anumang tool sa pamamahala ng proyekto ay may kasamang pagbabahagi ng katayuan, pagkomento, pagsubaybay, kasaysayan ng bersyon atbp.

3. Dokumentasyon

Ang pagpapanatili ng isang manu-manong dokumentasyon ay maaaring maging isang nakakapagod na gawain. Kahit na sa iyong pinakamahusay na pagsisikap, may posibilidad pa rin ng mga pagkakamali na tiyak na hindi magandang balita para sa iyong proyekto. Kaya, ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay madalas na nagsasama ng pag-andar ng dokumentasyon kung saan aang impormasyon ng iyong proyekto ay maa-access sa isang lugar. Maaaring isama ang impormasyong itonakaplanong / natapos na mga gawain, data ng mapagkukunan, impormasyon sa pagsingil at iba pa.

4. Pangangasiwa ng Mapagkukunan

Ang pag-optimize ng mga mapagkukunan ng isang proyekto ay maaaring talagang mabawasan ang oras ng pagkumpleto at gastos ng proyekto. Kaya, ang isang mahusay na pag-andar ng pamamahala ng mapagkukunan sa loob ng iyong tool sa pamamahala ng proyekto ay maaaring maging tunay na kapaki-pakinabang at maginhawa. Sa pamamagitan nito, makakakuha ka ng isang kumpletong pangkalahatang ideya ng buong gastos ng proyekto na karagdagang pinaghiwa-hiwalay sa gastos ng iba't ibang mapagkukunan. Ang mga mapagkukunang ito ay maaaring maging materyal, mga puwersang pantao, paggasta atbp. Kaya, gamit ang isang tool sa pamamahala ng proyekto magagawa mong i-optimize ang mga mapagkukunang ito at mabisa ang pamamahala ng lahat ng mga proseso ng proyekto.

5. Pagtatantya sa Panganib

Ang mga panganib ay isang bagay na hindi mo mahuhulaan. Dahil sa anumang hindi inaasahang mga insidente (isang natural na sakuna, pag-urong atbp.), Tulad ng tagal ng gawain ng iyong proyekto, ang pag-usad, mga deadline, badyet, mga kasali, atbp ay maaaring maimpluwensyahan. Dapat makalkula ng isang manager ng proyekto ang mga ganitong uri ng peligro, ngunit kung gumagamit ka ng tool sa pamamahala ng proyekto, dapat gawin nito ang gawaing ito para sa iyo. Lalo na para sa mga matagal nang proyekto, maaaring maraming mga kadahilanan na nakakaapekto dito. Sa tulong ng mga tool na ito, maaari kang manatiling handa para sa anumang peligro na darating sa iyong paraan at pinangangasiwaan ang mga naturang sitwasyon nang mas tumpak.

6. Pag-uulat

Para sa isang matagumpay na proyekto, kailangan mong magkaroon ng isang kumpletong pananaw samga pagkukulang at problema na nangangailangan ng agarang pansin at solusyon. Kapag nagpasya ka sa iyong tool sa pamamahala ng proyekto, kailangan mong tiyakin na mayroon itong dalawang pinakamahalagang tampok na kung saan ay mga nakakaalam na ulat at mga dashboard ng Key Performance Indicator (KPI). Gayundin, sa wastong mga tool sa pag-uulat, maaari kang lumikha ng napapasadyang mga ulat at kolektahin ang lahat ng dating naipasok na data ng proyekto.

7. Baseline at Pagtatantiya

Para sa isang proyekto,ang baseline ay dapat na malinaw na tinukoy sa simula ng plano ng proyekto gamit ang kung saan mo masusukat at maihahambing ang pag-usad ng iyong proyekto. Ngayon, ang isang tool sa pamamahala ng proyekto ay dapat magkaroon ng pagpapaandar na ito para sa isang tagapamahala upang ihambing ang isang real-time na estado ng mga bagay na may pagtatantiya at pag-aralan ang mga paglihis. Mayroong iba't ibang mga tool sa merkado na nag-aalok ng mga awtomatikong pagpipilian ng baseline, kaya habang pinipili ang iyong tool, pumili ng matalino.

Kailangan para sa Mga Tool sa Pamamahala ng Project

1. Pamantayang Diskarte

Ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay gumagabay sa buong proseso ng pagbuo ng proyekto sa isang pamantayan. Gamit ang tool, amaaaring ayusin ng manager ng proyekto ang buong proseso sa mga template at iba pang mga pangangasiwa. Nakatutulong ito sa kanila na matiyak na ang mga proyekto ay umuunlad sa paraang kanilang pinlano nang hindi nadidiskubre.

2. Pagsubaybay

Ang pagsubaybay sa pag-unlad ng proyekto ay napakahalaga, lalo na kung ito ay isang pangmatagalang tagal. Dalubhasa ang software ng pamamahala ng proyekto sa pagpapaandar na ito at karamihan sa kanila ay nagbibigay ng isang real-time na sistema ng pagsubaybay sa pag-unlad ng aktibidad. Ang mga tool na ito ay makakatulong sa pagsubaybay at pagsubaybay sa iba`t ibangmga yugto ng isang proyekto. Maaari din nilang hulaan kung matutugunan ng proyekto ang timeline, na sumusunod sa kasalukuyang tulin. Sa gayon, napaka-kapaki-pakinabang na patungkol sa napapanahong pagkumpleto at paggupit sa gastos ng isang proyekto.

3. Mahusay na Pamamahala

Ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay nagbibigay ng isang kumpletong pangkalahatang ideya ng proyekto na makakatulong sa isang manager ng proyekto na ihanay at unahin ang mga gawain.Sa mga ito, ang isang manager ng proyekto ay maaaring maging mas organisado at sistematiko sa mga tuntunin ng pagpaplano, pag-iskedyul, pag-usad sa pagsubaybay, dokumentasyon, pamamahala ng badyet, paglalaan ng mapagkukunan, pamamahala ng peligro atbp Sa mga tool sa pamamahala ng proyekto madali kang mananatili sa loob ng iyong saklaw at subaybayan ang pag-unlad.

4. Mabisang Pagpaplano ng Badyet

Ang badyet ay isa sa pangunahing lakas na nagmula sa likod ng anumang proyekto. Ang paghahatid ng isang matagumpay at napapanahong proyekto sa loob ng tinantyang badyet ay nangangailangan ng maraming pagpaplano at kontrol. Ang isang tool sa pamamahala ng proyekto ay dapat makatulong sa isang manager ng proyekto na makalabas sa problemang ito at magplano ng wastong badyet.

5. Na-optimize ang Paggawa ng Desisyon

Sa lahat ng magagamit sa isang solong lugar, ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay madalas na humantong sa mas mahusay na paggawa ng desisyon. Tulad ng mayroon ka ng lahat ng mga real-time na parameter na nauugnay sa gawain at mga gawain ng proyekto, angang proseso ng paggawa ng desisyon ay naging pinahusay at wasto.

6. Mas mahusay na Komunikasyon

Ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay nagtataguyod ng isang madaling funnel ng komunikasyon hindi lamang sa mga panloob na miyembro ng proyekto kundi pati na rin sa mga panlabas na miyembro, tulad ng mga kliyente at stakeholder. Gamit ang mga kagamitang ito, magiging malinaw at tumpak ang daloy ng impormasyon tungkol sa anumang gawain o aktibidad hinggil sa proyekto.

7. Pagbabahagi ng Dokumento

Ang pagbabahagi ng dokumento ay isang mahalagang aktibidad sa loob ng anumang proyekto at kasama ang mga tool sa pamamahala ng proyekto sa larawan na gawaing ito ay naging walang hirap. Itonagbibigay-daan sa mga stakeholder ng proyekto na makahanap ng mas malawak na mga dokumento, wireframes, pagtutukoy, atbp., upang matiyak ang transparency at komunikasyon.

8. Pinahusay na Kasiyahan sa Customer

Sa lahat ng ginagawa sa loob ng mga ibinigay na saklaw at badyet kasama ang kalidad ng premium, ang mga customer ay tiyak na nasiyahan.Ang mahusay na mga tool sa pamamahala ng proyekto ay nag-aalok ng mga pag-andar na nagpapahintulot sa ugnayan ng customer / tagapagtustos na ito na magpatuloy kahit na matapos at maihatid ang proyekto.

Pinakamahusay na Mga Tool sa Pamamahala ng Project sa Market

Sa ibaba ay nakalista ko ang nangungunang 10 mga tool sa Pamamahala ng Proyekto na magagamit sa merkado:

1. Wrike

Wrike ay isang malakas na software ng pamamahala ng online na proyekto na nagbibigay ng buong kakayahang makita at makontrol ang mga gawain sa proyekto. Ito ay isang award-winning na software para sa pamamahala ng online na proyekto at tumutulong sa pagpapabuti ng bilis at kahusayan ng trabaho sa parehong co-matatagpuan at ibinahagi na mga grupo.

2. Asana

Asana ay isang web at application ng pamamahala ng proyekto sa mobile na idinisenyo upang matulungan ang mga koponan subaybayan ang kanilang trabaho. Ito ay simple upang makapagsimula, ngunit sapat na malakas upang mapatakbo ang iyong buong negosyo. Nagbibigay ito ng maraming mga tampok na makakatulong sa iyong samahan at subaybayan ang trabaho sa isang paraan na umaangkop sa daloy ng trabaho ng bawat koponan sa pamamagitan ng pagbibigay ng transparency at kalinawan sa mga kasamahan sa koponan.

isang hanay ng mga bagay na java

3. Trello

Trello ay isang web-based na aplikasyon sa pamamahala ng proyekto na binuo niHamog na ulap CreekSoftware ataykasalukuyang pag-aari ng Atlassian. Mula sa mga startup hanggang sa mga kumpanya ng Fortune 500, nagbibigay ang Trello ng visual na paraanpara sa mga koponan upang makipagtulungan sa anumang proyekto. Ito ay hindi kapani-paniwalang kakayahang umangkop at madaling gamitin. Sinusubaybayan nito ang bawat detalye, maging isang malaking larawan o isang minutong detalye gamit ang pamamahala ng istilong kanban.

4. JIRA

jira - Mga Tool sa Pamamahala ng Proyekto - Edureka

JIRA ay isang tool sa pamamahala ng proyekto na mas sikat na ginagamit para sa pagsubaybay sa bug at pagsubaybay sa isyu.Paggamit ng JIRA momadaling planuhin, subaybayan, at pamahalaan ang iyong mga maliksi na proyekto sa pag-unlad ng software sa pamamagitan ng pagpapasadya ng iyong daloy ng trabaho at pakikipagtulungan ng koponan. Nagbibigay ito ng mga espesyal na tampok para sa mabilis na pag-unlad ng software na tumutulong sa mga koponan na manatiling nakatuon sa paghahatid ng umuulit at karagdagang halaga, nang mas mabilis hangga't maaari, sa napapasadyang mga scrum board.

5. Basecamp

Basecamp ay isang real-time na tool sa komunikasyon na tumutulong sa mga koponan na manatili sa parehong pahina atmas mababa para sa tradisyunal na mga gawain sa pamamahala ng proyekto. Ito ay isang maaasahang serbisyo na nag-aalok ng isang simpleng pag-set up at isang maikling oras ng pag-aaral. Kasabay ng mga dapat gawin na listahan, magiging madali ang kalendaryo, takdang petsa at mga function ng pagbabahagi ng file na sinusubaybayan ang mga prayoridad at naaaksyong mga item.

6. Zoho

Zoho ay isang libreng online na software ng pamamahala ng proyekto na hinahayaan kang gawing mas produktibo ang mga proyekto sa iyong negosyo at tapusin ang mga ito sa loob ng isang naibigay na tagal ng panahon. Gamit ang Zoho maaari kang makakuha ng isang malalim na pananaw samga tsart at ulat habang nakikipagtulungan sa iyong koponan, kliyente, vendor, o consultant ng walang putol.

7. Podium

Podium ay isang cloud-based na serbisyo sa pakikipagtulungan na pinalakas ng Citrix.Itoay isang tool sa pakikipagtulungan sa lipunan kung saan ang isa ay maaaring bumuo ng mga application at mag-set up ng mga workspace upang suportahan ang ginustong mga daloy ng trabaho at maging mas epektibo. Ito ay ang perpektong tool para sa pagpapahusay ng pakikipagtulungan dahil pinapayagan ka nitong kumonekta sa mga kasamahan sa pamamagitan ng panloob na social network at chat.

8. FreedCamp

Freedcamp ay isang web-based na tool sa pamamahala ng proyekto at system ng organisasyon. Maaari itong magamit ng asolong o maraming mga gumagamit na nakikipagtulungan sa paggamit ng cloud computing. Ito ay isang mainam na tool para sa mga tao at negosyong nais na manatiling kontrolado ng kanilang mga proyekto, mapagkukunan, badyet, oras atbp.Pangunahing tumutulong sa iyo ang Freedcamp sa pagpapabuti ng iyong daloy ng trabaho, pagtukoy ng iyong mga target at makamit ang iyong mga layunin sa loob ng tinukoy na oras at badyet.

9. Scoro

Scoro ay isang komprehensibong solusyon na isinasama ang lahat ng mga tampok na kinakailangan sa anumang software management software. Gamit ang Scoro, maaari mong pamahalaan ang iyong buong kumpanya sa isang lugar hal. Pinagsasama nito ang iyong mga magkaibang system at hindi mabilang na mga spreadsheet sa isang solong tool. Ito ay karaniwang, isang software-bilang-isang-serbisyo na solusyon para sa mga propesyonal at malikhaing serbisyo.

10. Microsoft Project

Proyekto sa MS ay isang tool sa pamamahala ng portfolio ng proyekto na ibinigay ng Microsoft. Nagbibigay ito ng cloud-nakabatayat mga pagpipilian sa on-premise. Nagbibigay din ito ng pinagsamang mga tool sa pagpaplano na makakatulong sa pag-aayos at pagpapanatili ng tab ng mga proyekto, kabilang ang pang-araw-araw na mga gawain at pangkalahatang direksyon.

Ito ang nangungunang 10 mga tool sa merkado. Mayroong higit pang mga tool na magagamit sa merkado na ginagamit sa iba't ibang mga domain. Sa pamamagitan nito, tatapusin ko ang artikulong ito sa mga tool sa pamamahala ng proyekto. Inaasahan kong nakatulong ito sa pagdaragdag ng halaga sa iyong kaalaman. Bago ka magsimula sa iyong proyekto, maaari kang mag-refer sa aking artikulo

Kung nakita mo ang artikulong ito sa 'Mga Tool sa Pamamahala ng Proyekto 'Nauugnay, tingnan ang ni Edureka, isang pinagkakatiwalaang kumpanya sa pag-aaral sa online na may isang network na higit sa 250,000 nasiyahan na mga nag-aaral na kumalat sa buong mundo.

May tanong ba sa amin? Mangyaring banggitin ito sa seksyon ng mga komento at babalikan ka namin.